Note d'information – données personnelles liées au client

Cette note d'information a pour objet de décrire comment sont traitées les données personnelles liées au client au sein de MUFG Bank, Ltd. Succursale de Paris (un « MUFG Paris » ou « nous »).

Cette note vous concerne si vous êtes :

une personne physique associée à un client ou un potentiel client de MUFG Paris, tels qu'un employé, un représentant légal ou bénéficiaire effectif ; ou
une personne physique dont les données personnelles sont fournies à un MUFG Paris par un client ou un potentiel client, ou que nous recevons dans le cadre de nos activités avec un client ou un potentiel client.

Cette note vous informe des traitements que nous réalisons avec vos données personnelles et de vos droits relatifs aux données personnelles.

Nous utilisons le terme « Client » dans cette note d'information en référence au client ou potentiel client que vous représentez, ou avec lequel vous êtes associés.

La dernière mise à jour de cette note d'information date du 16 Mai 2018.

DONNEES PERSONNELLES QUE NOUS COLLECTONS A VOTRE SUJET

Nous sommes susceptibles de collecter et de traiter les données personnelles suivantes à votre sujet :

Les données personnelles que vous nous donnez :

Il s'agit des données personnelles à votre sujet que vous nous transmettez lorsque vous remplissez des formulaires que nous (ou notre Client pour notre compte) vous demandons de remplir ou lorsque vous communiquez avec nous par email, par téléphone, par courrier ou autrement. Ces données personnelles peuvent inclure, par exemple, votre nom, adresse, adresse email et vos coordonnées téléphoniques, des informations relatives à votre fonction professionnelle et vos antécédents, des détails limités au sujet de votre vie personnelle et tous les documents d'identité pour des finalités de vérification et d'autorisation.

Si vous ne nous transmettez pas les données personnelles demandées, nous serions susceptibles d'être dans l'impossibilité de vous fournir (ou de continuer l'exécution) des prestations de service en question, ou de continuer notre relation d'affaires avec vous ou notre Client.

Si vous nous fournissez des données personnelles relatives à d'autres personnes telles que vos collègues, veuillez les informer de la finalité pour laquelle vous partager ces données personnelles et veuillez-vous assurer qu'ils ont connaissance de cette note d'information.

Les données personnelles que nos systèmes collectent :

Si vous échangez des emails ou entretenez des conversations téléphoniques ou toute autre communication électronique avec nous ou d'autres membres de notre personnel, nos systèmes d'information peuvent enregistrer les détails de ces communications, y compris leur contenu.
Si vous visitez nos sites internet, certaines informations relatives à votre personne et votre visite seront collectées, en ce compris l'adresse « Internet Protocol » (IP) utilisée pour connecter vos équipements à internet et d'autres informations comme votre navigateur et les pages consultées. Nos sites internet peuvent également télécharger des « cookies » sur vos appareils – cette éventualité est décrite dans nos déclarations sur les « cookies » disponibles sur nos sites internet.
Nos locaux sont sécurisés par des systèmes TV en circuit fermé et par un contrôle d'accès à des fins de sécurité et de sûreté qui sont susceptibles de vous enregistrer si vous accédez à nos locaux.

Autres données personnelles : nous pouvons également collecter des données personnelles issues d'autres sources. En particulier :

Vos collègues ou d'autres contacts d'affaires peuvent nous transmettre vos données personnelles, tels que vos coordonnées ou des détails sur votre rôle dans notre relation avec notre Client. S'il est nécessaire que nous procédions à des contrôles relatifs à l'anti blanchiment ou des vérifications similaires vous impliquant, cet exercice peut nécessiter d'obtenir davantage de données personnelles à votre sujet – à titre d'exemple, une copie de votre passeport.
Nous collectons parfois des données personnelles par l'intermédiaire de nos fournisseurs tiers de données, des listes internationales de sanction, d'internet ou toute autre source accessible au public pour le contrôle de l'anti-blanchiment, la vérification des antécédents et pour des finalités similaires, et afin de protéger notre activité et de nous conformer à nos obligations légales et règlementaires.

POURQUOI NOUS TRAITONS VOS DONNEES PERSONNELLES

Nous traitons vos données personnelles dans la limite de ce qui nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime et de nos autres intérêts, pour les finalités suivantes :

la détection et l'évaluation du risque ; le respect de nos critères d'exigence opérationnels internes (dont, sans toutefois s'y limiter, l'étude et l'octroi de crédit) ;
la sécurité et la prévention des impayés ; le recouvrement de tous montants dus par le Client ;
le respect des obligations légales et règlementaires, notamment en matière de lutte contre la criminalité financière, le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme ou la fraude ou l'évasion fiscale et les abus de marché ;
le respect des obligations en matière de conformité et notamment les vérifications de toute nature en matière de KYC (identification du client – « know your customer »), de gel des avoirs, d'embargo ou de sanctions ;
la fourniture de services et l'exécution de toutes opérations demandées ou autorisées par le Client conformément aux termes des présentes ; le suivi de l'ensemble de la relation contractuelle de la MUFG Paris avec le Client ;
garantir la prévention, la recherche et la détection des fraudes notamment en matière de paiements ;
répondre et coopérer avec nos autorités de tutelle et toute autre autorité compétente ;
la gestion des réclamations ;
assurer la défense de nos droits et celle de nos Clients ;
la prospection commerciale (y compris à des fins d'études de marché et de promotion de nos services et produits).

Nous traitons également vos données personnelles afin de nous conformer aux obligations légales et règlementaires et dans la limite de ce qui est nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes en facilitant directement ou indirectement le respect des exigences légales, en coopérant avec nos autorités de régulation et autres autorités, en respectant les lois étrangères, en prévenant et détectant les crimes financiers ou autres ainsi que les violations règlementaires, et en protégeant nos activités et l'intégrité des marchés financiers. Cela nécessite le traitement de vos données personnelles pour les finalités suivantes :

l'exécution de notre processus « Know-your-customer » (« KYC ») et des vérifications en matière de lutte anti-blanchiment, d'anti-terrorisme, d'abus de marché, de corruption, de fraude ou d'autres crimes financiers et de toute autre activité susceptible de faire l'objet de sanctions en matière de conformité, ce qui comprend les vérifications d'identité et les filtrages au moyen des bases de données ;
la gestion des transactions et de leur déclaration auprès des autorités compétentes ;
l'enregistrement des communications avec notre Client, comprenant les enregistrements téléphoniques, les emails et les messages instantanés ; et
la gestion des réclamations, et autrement la coopération avec les autorités de régulation, autorités fiscales et autres organisations gouvernementales, les marchés, les courtiers ou autres intermédiaires et les contreparties et juridictions.

Les données personnelles collectées par nos soins pour les seules finalités de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme ne peuvent pas être traitées d'une façon incompatible avec ces finalités, sauf si le consentement exprès des personnes concernées a été obtenu ou si nous y sommes autorisés par la loi.

A QUI SONT COMMUNIQUEES VOS DONNEES PERSONNELLES ?

Nous communiquons vos données personnelles, dans la limite de ce qui est nécessaire eu égard les finalités précédemment énoncées, aux destinataires :

aux autres entités du groupe international MUFG. Tous les détails relatifs à ce groupe sont disponibles au lien suivant http://www.mufg.jp/english/profile/globalnetwork/;
à vos collègues représentant notre Client ;
aux institutions financières contreparties, marchés ou toutes autres personnes de la part de laquelle nous recevons, ou à qui nous effectuons des paiements, ou avec laquelle nous conduisons des transactions ;
à nos conseils en matière juridique et comptable et tous les autres conseils professionnels, afin qu'ils puissent nous conseiller ;
aux prestataires de services qui détiennent ou traitent vos données personnelles pour notre compte, dans le respect de strictes conditions de confidentialité et de sécurité ;
aux personnes reprenant notre entreprise et nos actifs, ou une partie significative de ces actifs ;
aux autorités de régulation, autorités fiscales et toute autre organisation gouvernementale, juridiction ou contrepartie dans le cadre d'un litige, compétentes dans les pays ou territoires impliqués ; et
à toute autre personne dès lors que nous sommes soumis au respect d'une obligation légale d'information.

Ces communications sont susceptibles d'impliquer des transferts de vos données personnelles à l'étranger. Vous devriez noter que cela peut inclure des transferts à destination de pays situés en dehors de l'Espace Economique Européen, qui ne présentent pas les mêmes exigences juridiques quant à la protection des données personnelles, tels que le Japon et les Etats-Unis. Dans ces hypothèses, nous mettrons en place les mesures de sécurité appropriées tel qu'un accord de transfert de données établi sur la base des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne conformément à l'article 46 (2) du règlement européen sur la protection des données personnelles. Vous pouvez nous contacter pour tout complément d'information.

COMBIEN DE TEMPS GARDONS NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ?

Nous retenons vos données personnelles pour la durée nécessaire pour les finalités énoncées ci-dessus ou, pour la durée prévue par la loi, ou aussi longtemps que nécessaire dans la gestion des plaintes et des litiges.

VOS DROITS RELATIFS A VOS DONNEES PERSONNELLES

Vous êtes titulaire du droit d'accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet, et à toute information liée, au titre de la règlementation des données personnelles. Vous pouvez également demander la correction ou la suppression des données personnelles inexactes.

Vous pouvez vous opposer à l'utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing direct à n'importe quel moment et vous avez le droit de vous opposer aux traitements de l'intégralité ou d'une partie de vos données personnelles (et ainsi demander leur suppression), ou le droit de limiter l'utilisation de vos données personnes à une utilisation minimale dans certaines circonstances.

N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez exercer l'un de ces droits.

COMMENT NOUS CONTACTER ?

En cas de question concernant cette note d'information ou les traitements de vos données personnelles, ou si vous souhaitez exercer l'un des droits relatifs à vos données personnelles, veuillez utiliser les coordonnées indiquées ci-dessous.

Nous sommes engagés à collaborer avec vous afin d'aboutir à une résolution équitable de vos réclamations ou inquiétudes au sujet de la confidentialité. Vous pouvez également porter vos réclamations auprès de l'autorité de régulation, ayant compétence là où vous résidez ou travaillez, ou là où se situe MUFG Paris.

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