Niniejsza informacja jest dla Państwa istotna jeśli jesteście pracownikiem, konsultantem, zleceniobiorcą, pracownikiem oddelegowanym, praktykantem, uczniem, studentem na praktykach, członkiem naszego kierownictwa lub organów, w charakterze tymczasowym lub stałym, lub jeśli ubiegacie się Państwo o zajmowanie któregokolwiek z powyższych stanowisk lub pełnienie którejkolwiek z powyższych funkcji lub w przeszłości zajmowaliście Państwo którekolwiek z tych stanowisk bądź pełniliście którąkolwiek z powyższych funkcji. Niniejszy dokument informuje Państwa o sposobie zbierania przez nas Państwa danych osobowych, wykorzystywania, przechowywania, przekazywania i przetwarzania ich w inny sposób celem efektywnego prowadzenia naszej działalności przed nawiązaniem przez Państwa relacji zatrudnienia z nami, w jej trakcie i po jej zakończeniu, a także informuje o przysługujących Państwu prawach w zakresie Państwa danych osobowych. Niniejsza informacja o polityce prywatności nie stanowi części żadnej umowy o pracę bądź innej umowy świadczenia usług.

Niniejsza informacja o polityce prywatności została ostatnio zaktualizowana w dniu 25 maja 2018 r. Możecie Państwo także skontaktować się z nami używając danych kontaktowych podanych poniżej w celu uzyskania aktualnej wersji niniejszej informacji. Możemy przekazywać Państwu inne informacje o polityce prywatności w szczególnych przypadkach.

ZBIERANE PRZEZ NAS PAŃSTWA DANE OSOBOWE

Większość danych osobowych jakie zbieramy na Państwa temat zostało nam przekazanych bezpośrednio, chociaż mogą one również pochodzić z innych wewnętrznych źródeł takich jak: Państwa kierownik i współpracownicy lub, w niektórych przypadkach, ze źródeł zewnętrznych, to znaczy od osób udzielających referencji, osób udzielających informacji o Państwa przeszłości zawodowej, od agencji zatrudnienia lub ze źródeł dostępnych publicznie jak na przykład LinkedIn. W zakresie dozwolonym przepisami prawa unijnego lub lokalnego oraz w zależności od podstawy zatrudnienia, takie dane osobowe obejmują, między innymi:

Dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, służbowy adres email i numery telefonów służbowych, adres zamieszkania, dane kontaktowe kandydatów do pracy, datę urodzenia, płeć, stan cywilny, dane kontaktowe w nagłych przypadkach, zewnętrzną działalność gospodarczą, informacje o transakcjach na rachunku osobistym, Państwa wizerunek, numer dowodu osobistego oraz numer PESEL;

Przeszłość zawodowa: Państwa list motywacyjny, życiorys/CV, informacje o doświadczeniu zawodowym, referencje, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przynależność do organizacji zawodowych, inne umiejętności, wyniki rozmowy kwalifikacyjnej i informacje o karalności (zgodnie z przepisami polskiego prawa);

Zezwolenie na pracę /informacje imigracyjne: obywatelstwo, dane paszportowe/dowód tożsamości oraz informacje o karcie pobytu/zezwoleniu na pracę;

Stanowisko: Państwa stanowisko, tytuł służbowy, poziom zaszeregowania stanowiska pracy, dział, departament, miejsce pracy, kierowników, sprawozdania, numer identyfikacji pracownika, status i rodzaj zatrudnienia, warunki zatrudnienia, włączając w to informacje o świadczeniach, umowę o pracę, datę rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia, staż, przyczyny odejścia z pracy;

Wynagrodzenia i świadczenia: Państwa wynagrodzenie, przegląd wynagrodzenia, świadczenia, wybór świadczeń, beneficjentów, dane dzieci i członków najbliższej rodziny, numer identyfikacji podatkowej, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz dane rachunku bankowego;

Wyniki pracy i informacje o Państwa zachowaniu: fakty i opinie dotyczące wyników Państwa pracy, ocenę wyników pracy i kompetencji, plany rozwoju kariery, awanse, dokumentację szkoleniową, zaświadczenia regulacyjne, korespondencję dotyczącą Państwa zachowania i działalności, plany poprawy wyników pracy, dokumentację dotyczącą postępowań dyscyplinarnych i zgłaszanych skarg oraz związaną z tym korespondencję; oraz

Harmonogram pracy i absencje: Państwa godziny pracy, informacje o dostępie do budynku, godziny nadliczbowe, urlopy, zwolnienia chorobowe i inne informacje o absencjach.

Pragniemy zwrócić Państwa uwagę na to, że w niektórych przypadkach jesteśmy zobowiązani, na podstawie przepisów prawa lub w rezultacie naszych stosunków umownych z Państwem, do zbierania pewnych danych osobowych na Państwa temat a nieprzekazanie przez Państwa takich danych osobowych może uniemożliwić nam lub opóźnić wykonywanie takich obowiązków.

Dane osobowe na Państwa temat są również zbierane za pośrednictwem naszych systemów informatycznych, które zapisują emaile, rozmowy telefoniczne i inną korespondencję elektroniczną oraz informacje o korzystaniu z witryn internetowych w systemach roboczych i na urządzeniach. Systemy telewizji przemysłowej oraz kontroli dostępu do budynków mogą zapisywać informacje o Państwa obecności w naszych pomieszczeniach.

W JAKI SPOSÓB WYKORZYSTUJEMY PAŃSTWA DANE OSOBOWE

Przetwarzamy Państwa dane osobowe, jeśli obowiązujące przepisy prawa zezwalają na to lub wymagają tego, włączając w to przypadki gdy przetwarzanie jest konieczne dla wykonywania jakiejkolwiek umowy zawartej z Państwem, jeśli przetwarzanie jest niezbędne celem wykonania obowiązku prawnego, który ma wobec nas zastosowanie lub w naszym prawnie uzasadnionym interesie lub w prawnie uzasadnionym interesie osób trzecich.

Co do zasady, nie opieramy się na Państwa zgodzie umożliwiającej nam przetwarzanie Państwa danych osobowych, jeśli dostępne są inne prawne podstawy w tym zakresie. Jeśli nie opieramy się na Państwa zgodzie, wyraźnie Państwa o tym poinformujemy w danym przypadku.

Cele w jakich przetwarzamy Państwa dane osobowe obejmują, w zakresie dozwolonym obowiązującymi przepisami prawa lokalnego:

W celu zarządzania naszymi stosunkami z Państwem: Przetwarzamy Państwa dane osobowe celem realizacji zawartej z Państwem umowy i w naszych prawnie uzasadnionych interesach związanych z zarządzaniem prawami i obowiązkami oraz ich wykonywaniem w odniesieniu do naszych stosunków z Państwem. Obejmuje to, między innymi, sprawdzanie Państwa przeszłości zawodowej i rozmowy kwalifikacyjne w trakcie procesu rekrutacji, ocenę kwalifikacji lub posiadania predyspozycji do pełnienia konkretnej roli lub wykonywania danego zadania, ubieganie się o zezwolenie na pracę i potwierdzanie uprawnień do pracy, ocenę szkoleń i potrzeb dotyczących rozwoju, przeprowadzanie przeglądów wyników oraz określanie wymogów w tym zakresie, zarządzanie absencjami, ustalanie wynagrodzenia, zarządzanie listą płac i świadczeniami, włączając w to dokonywanie wymaganych potrąceń z tytułu podatku dochodowego i ubezpieczeń społecznych, przetwarzanie wniosków związanych z pracą (np. rozliczanie wydatków i rozpatrywanie roszczeń ubezpieczeniowych), prowadzenie dochodzeń w sprawach skarg i kwestii dyscyplinarnych oraz rozpatrywanie ich, rozstrzyganie sporów, udzielanie referencji, oraz dokonywanie wszelkich zmian dotyczących zasad współpracy pomiędzy nami lub jej rozwiązania.

W celu przestrzegania przepisów: Przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu przestrzegania odpowiednich przepisów. Czasami wykraczamy poza ścisłe wymogi przepisów prawa, ale tylko wtedy, gdy jest to konieczne dla realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów w związku z bezpośrednim lub pośrednim umożliwieniem przestrzegania wymogów prawa, współpracy z naszymi organami regulacyjnymi oraz innymi organami władzy, przestrzegania przepisów prawa innych państw, zapobiegania przestępstwom finansowym i innym przestępstwom oraz przypadkom naruszeń wymogów regulacyjnych, a także wykrywania takich przestępstw lub naruszeń, ochroną naszej działalności i integralności rynków finansowych. Obejmuje to, między innymi, prowadzenie wykazów osób mających dostęp do informacji poufnych, transakcje na rachunkach prywatnych, zewnętrzne interesy biznesowe, dokumentację dotyczącą podarunków i uczestnictwa w imprezach rozrywkowych, zarządzanie konfliktem interesów, zarządzanie dokumentacją szkoleniową i prowadzenie takiej dokumentacji, monitorowanie przestrzegania przepisów prawa i regulaminów wewnętrznych, w tym poprzez monitorowanie billingów telefonicznych, korespondencji email i innych form przesyłania wiadomości oraz korzystania z Internetu, prowadzenie dochodzeń, dokumentowanie i zgłaszanie naruszeń lub potencjalnych naruszeń przepisów prawa i regulaminów wewnętrznych oraz procedur, włączając w to podejrzane transakcje lub działania, prowadzenie programów dla sygnalistów oraz zarządzanie nimi, wydawanie zaświadczeń regulacyjnych i udzielanie referencji, dokonywanie zgłoszeń rejestracyjnych do organów regulacyjnych lub innych organów administracji, dokonywanie korekt wynagrodzenia powiązanych z zachowaniem/działaniem pracownika, oraz przestrzeganie wymogów informacyjnych i żądań ze strony organów regulacyjnych, podatkowych, organów ścigania lub innych instytucji państwowych, giełd papierów wartościowych, platform obrotu, brokerów i innych pośredników lub kontrahentów oraz sądów.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa naszych systemów i pomieszczeń: Przetwarzamy Państwa dane osobowe w naszych prawnie uzasadnionych interesach związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa sieci i informacji, włączając w to zapobieganie niedozwolonemu dostępowi do naszych systemów komputerowych i komunikacji elektronicznej, zapobieganie rozprzestrzenianiu się złośliwego oprogramowania, sprawdzanie naszej odporności cybernetycznej i zapewnianie przestrzegania naszych regulaminów dotyczących bezpieczeństwa informatycznego. Obejmuje to, między innymi, monitorowanie korespondencji email, przesyłania innych wiadomości oraz korzystania z Internetu i przeprowadzanie testów w zakresie procederów wyłudzania cennych informacji (ang. phishing). Ponadto, przetwarzamy Państwa dane osobowe pozyskane poprzez systemy telewizji przemysłowej i urządzenia kontroli dostępu do budynków celem zapewnienia bezpieczeństwa oraz ochrony naszych pomieszczeń.

W celu zarządzania naszym personelem i prowadzenia naszej działalności: Przetwarzamy Państwa dane osobowe w naszych prawnie uzasadnionych interesach związanych z zarządzaniem naszym personelem i zasobami, prowadzeniem działalności, planowaniem i ochroną naszych praw. Obejmuje to, między innymi, cele awansowania pracowników, planowanie zarządzania talentami i zmianami na stanowiskach, zarządzanie absencjami personelu, transfery pracowników, oddelegowywanie personelu, opracowywanie spisów pracowników, rozpatrywanie skarg pracowniczych, zarządzanie sprawami dyscyplinarnymi i rozwiązywanie stosunku pracy, organizowanie podróży służbowych, zarządzanie służbowymi kartami kredytowymi, współpracę z naszymi klientami i kontrahentami, przetwarzanie wydatków, zarządzanie naszymi ubezpieczeniami, opracowywanie budżetu, rachunkowość i audyt, zarządzanie naszymi wynikami finansowymi i niefinansowymi oraz sprawozdawczość w tym zakresie, monitorowanie równych szans w zatrudnieniu, przeprowadzanie analiz pracowniczych i planowanie, przeprowadzanie ankiet pracowniczych, zarządzanie fuzjami i przejęciami, zbywaniem podmiotów i reorganizacjami, oszacowywanie ryzyka dotyczącego naszej działalności i zarządzanie takim ryzykiem, zarządzanie naszymi systemami, procesami i produktywnością oraz ich ulepszanie, ochronę zdrowia i bezpieczeństwa personelu oraz innych osób, wspomaganie komunikacji pomiędzy personelem w sytuacjach awaryjnych, organizację imprez, seminariów i działalności w zakresie społecznej odpowiedzialności biznesu (ang. Corporate Social Responsibility, CSR), włączając w to opisy członków personelu zamieszczone w naszych publikacjach, planowanie ciągłości prowadzenia działalności, rozpatrywanie skarg i egzekwowanie naszych praw, a także praw naszych klientów, pracowników i współpracowników, jak również obrona takich praw.

W przypadku gdy opieramy się na prawnie uzasadnionym interesie, przeprowadzamy test równowagi, aby zapewnić, że przetwarzanie przez nas Państwa danych osobowych nie wpływa na Państwa prawa i wolności. Gdyby chcieli Państwo uzyskać więcej informacji na temat przeprowadzanego przez nas testu, prosimy o kontakt celem uzyskania dalszych informacji.
Jeśli przekazujecie nam Państwo dane osobowe (włączając w to szczególne kategorie danych osobowych – patrz poniżej) na temat innych osób, jak beneficjenci lub osoby kontaktowe w nagłych sytuacjach, prosimy o poinformowanie tych osób o celu w jakim przekazujecie Państwo ich dane osobowe oraz o przekazanie im niniejszej informacji.

SZCZEGÓLNE KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH

Szczególne kategorie danych osobowych obejmują informacje o rasie lub pochodzeniu etnicznym, przekonaniach politycznych, wyznaniu, przynależności związkowej, zdrowiu fizycznym lub psychicznym oraz orientacji seksualnej. Zbieramy szczególne kategorie danych wyłącznie gdy istnieją podstawy prawne w tym zakresie oraz na tyle na ile zezwalają na to przepisy prawa lokalnego, w szczególności gdy jest to konieczne w celu wykonania przepisów dotyczących zatrudnienia (na przykład, przetwarzanie informacji o zdrowiu w celach wypłaty ustawowych świadczeń chorobowych, podjęcie zasadnych działań w związku z niepełnosprawnością pracowników lub przestrzeganie obowiązków w zakresie BHP) oraz w celu rozpatrywania, zgłaszania lub podejmowania obrony w ramach roszczeń prawnych.

KOMU UJAWNIAMY PAŃSTWA DANE OSOBOWE?

Ujawniamy dane osobowe na Państwa temat, jeśli jest to niezbędne w różnych celach wskazanych powyżej, pewnym kategoriom odbiorców, włączając w to:

• nasz personel, przedstawicieli i agentów oraz zewnętrznych usługodawców świadczących usługi na naszą rzecz lub w naszym imieniu. Usługodawcy zewnętrzni obejmują podmioty przetwarzające listy płac, firmy zajmujące się administrowaniem świadczeniami (włączając w to zarządzanie świadczeniami emerytalnymi, usługodawców w obszarze BHP), agencje zatrudnienia i ds. rekrutacji, firmy zajmujące się sprawdzaniem przeszłości zawodowej personelu, firmy szkoleniowe, dostawców „chmury" dla naszych baz danych HR, firmy świadczące usługi archiwizacji, biura podróży, usługodawców zajmujących się bezpieczeństwem podróży, firmy wydające służbowe karty kredytowe oraz firmy dostarczające systemy awaryjnego powiadamiania pracowników;
• inne podmioty należące do międzynarodowej grupy spółek MUFG w celu monitorowania przestrzegania procedur i regulaminów wewnętrznych, prowadzenia programów dla sygnalistów, wykonywania zarządzeń organów regulacyjnych, sprawdzania naszej odporności cybernetycznej oraz przestrzegania polityk grupy MUFG w zakresie bezpieczeństwa informacji, przeprowadzania analiz pracowniczych i planowanie, zarządzania procesami delegowania i transferu pracowników, budżetowania, księgowości i audytu. Informacje na temat grupy dostępne są pod adresem: http://www.mufg.jp/english/profile/globalnetwork/
• naszych biegłych rewidentów i doradców prawnych, księgowych oraz innych specjalistycznych doradców;
• organy władz regulacyjnych, organy podatkowe, organy ścigania i inne instytucje państwowe, giełdy papierów wartościowych, platformy obrotu, brokerów oraz innych pośredników i sądy;
• klientów, kontrahentów i inne osoby, od których otrzymujemy lub na rzecz których dokonujemy płatności lub z którymi realizujemy transakcje;
• osoby, które przejmują naszą działalność i składniki majątkowe lub ich odpowiednie części; oraz
• inne osoby, jeśli jesteśmy zobowiązani ujawnić Państwa dane osobowe na podstawie przepisów prawa.

Ponieważ działamy jako część globalnej firmy, odbiorcy, o których mowa powyżej, mogą znajdować się poza państwem, w którym się Państwo znajdujecie, włączając w to państwa poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, które nie posiadają podobnie surowych przepisów dotyczących ochrony prywatności danych, jak Japonia i Stany Zjednoczone Ameryki. W przypadku gdy odbiorcy znajdują się w państwach, w których przepisy dotyczące ochrony danych osobowych mogą nie zapewniać poziomu ochrony odpowiadającego przepisom obowiązującym na terenie EOG, w celach ochrony Państwa danych osobowych stosujemy odpowiednie zabezpieczenia (jak umowy o przekazywaniu danych w oparciu o standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46(2) RODO) zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi. Prosimy o kontakt w celu uzyskania dodatkowych informacji.

BEZPIECZEŃSTWO

Utrzymujemy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki celem ochrony przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem Państwa danych osobowych i/lub przed przypadkową ich utratą, zmianą, ujawnieniem lub dostępem do nich bądź też przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem lub uszkodzeniem Państwa danych osobowych. Jeśli używamy osób trzecich do przetwarzania Państwa danych osobowych w naszym imieniu, wybieramy podmioty przetwarzające, które zapewniają adekwatne techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa. Takie środki mają na celu zapewnienie stałej integralności i poufności Państwa danych osobowych. W szczególności, jedynie pracownicy posiadający naszą pisemną zgodę będą mogli przetwarzać szczególne kategorie danych pracowników.

JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY PAŃSTWA DANE OSOBOWE?

Zatrzymujemy Państwa dane osobowe jedynie tak długo jak jest to zasadnie konieczne dla celów opisanych powyżej lub tak długo jak jest to wymagane przepisami prawa lub w celu rozstrzygnięcia ewentualnych roszczeń lub sporów prawnych.

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez cały okres trwania stosunku pracy, a po jego zakończeniu – w zależności od kategorii danych – przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa lub przez okres, który jest konieczny do rozpatrzenia lub przedawnienia potencjalnych roszczeń. W szczególności informujemy, że okres przechowywania Państwa akt osobowych będzie wynosić 50 lat od dnia rozwiązania stosunku pracy.

Dane osobowe kandydatów do pracy będą usuwane po zakończeniu procesu rekrutacji, chyba że są lub będą konieczne do rozpatrzenia potencjalnych roszczeń – w takim przypadku będą przechowywane przez okres, który jest konieczny do rozpatrzenia lub przedawnienia potencjalnych roszczeń.

PRZYSŁUGUJĄCE PAŃSTWU PRAWA DO OCHRONY DANYCH

Na podstawie przepisów dotyczących ochrony danych przysługują Państwu pewne prawa związane z Państwa danymi osobowymi. Takie prawa obejmują prawo dostępu do Państwa danych osobowych, prawo do sprostowania danych, które przechowujemy na Państwa temat, prawo do usunięcia Państwa danych osobowych, prawo do ograniczenia wykorzystywania przez nas Państwa danych osobowych, oraz do otrzymania Państwa danych osobowych w powszechnie wykorzystywanym formacie elektronicznym i przekazywania ich osobie trzeciej (prawo do przenoszenia danych), w każdym przypadku w okolicznościach określonych na podstawie przepisów dotyczących ochrony danych. W przypadku gdybyście Państwo chcieli omówić lub zamierzali wykonać przysługujące Państwu prawa do ochrony danych, prosimy o kontakt z nami zgodnie z informacjami kontaktowymi podanymi poniżej.

Przysługuje Państwu również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Gdybyście Państwo chcieli wykonać takie prawo, prosimy o kontakt z nami pod adresem wskazanym poniżej.

Ponadto, zachęcamy Państwa do kontaktu z nami celem aktualizacji lub sprostowania Państwa danych osobowych, jeśli ulegną one zmianie lub jeśli posiadane przez nas jakiekolwiek Państwa dane osobowe są nieprawidłowe.

DANE KONTAKTOWE

Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej informacji o polityce prywatności lub przetwarzania Państwa danych osobowych przez nas, lub jeśli chcielibyście Państwo wykonać przysługujące Wam prawa dotyczące ochrony Państwa danych, prosimy o skorzystanie z poniższych danych kontaktowych.

Naszym celem jest współpraca z Państwem w celu doprowadzenia do rzetelnego rozstrzygnięcia jakichkolwiek skarg lub wniosków dotyczących ochrony prywatności. Możecie Państwo również wnieść skargę do lokalnego organu ochrony danych osobowych (w Polsce – do Urzędu Ochrony Danych Osobowych), w miejscu Państwa zamieszkania lub pracy, bądź w miejscu, w którym znajduje się dane biuro MUFG.

MUFG Bank (Europe) N.V.

Inspektor Ochrony Danych
MUFG Bank (Europe) N.V.
World Trade Center, Tower I, Strawinskylaan 1887
1077 XX Amsterdam
Holandia
dpo@nl.mufg.jp